La botica debe considerar la organización de existencias como el área principal de su labor gerencial. Reducir las de baja rotación mejorará su rentabilidad y será positivo desde un punto de vista fiscal.
Lo cierto es que las farmacias suelen comprar grandes cantidades de producto motivadas por los descuentos que ofrecen los proveedores. “Aquí será necesario valorar si lo que se ahorran por descuentos compensa más que un inventario con baja rotación, ya que la existencia de este tipo de productos supone una merma en la rentabilidad de la oficina”, alerta José Miguel Pérez Marín, socio director de J&D Consulting. Para dar salida a estos artículos, “las promociones o devoluciones al proveedor son dos de las formas habituales de proceder”, dice. Otra opción es reducir las existencias de baja rotación para mejorar la rentabilidad. “Aquí hay que tener en cuenta una variable importante: las faltas. Un stock insuficiente puede suponer que perdamos ventas y empeore nuestra imagen con el cliente”, recuerda.
‘Días de inventario’
Para realizar una buena gestión de las existencias en la botica, el socio director de SB Farma, Sergi Bardají, recomienda cuantificar en euros la reducción expresada en días de inventario, que es el indicador que se refiere al promedio de días que cada artículo permanece en el almacén antes de ser vendido. “Si queremos determinar si la profundidad de una línea es excesiva (número de unidades en stock para las ventas de ese producto) debemos recurrir a este indicador, que son las existencias divididas por las ventas diarias. Esto significa los días que van a transcurrir para vender todas las unidades que tenemos en stock a pesar de no hacer ningún pedido”, explica. La gran ventaja que tiene esta forma de analizar las existencias es que permite hacer el cálculo tanto en unidades como en euros: “En cada caso deberemos calcular tanto el numerador (existencias) como el denominador (ventas diarias) en la misma unidad de medida”, indica Bardají. En este aspecto, Pérez Marín, recuerda que si el promedio de días es alto podría no tratarse de un producto muy demandado: “Tener artículos en el almacén no sale gratis, ya que existe el coste de efectuar los pedidos y el de almacenamiento”.
“Un stock insuficiente puede suponer que perdamos ventas y empeore nuestra imagen con el cliente”
Para Bardají, las ventas diarias son el resultado de dividir las de los últimos tres meses entre noventa, que es el número de días usando 30 días por mes como referencia. “Si usamos las ventas de los últimos dos meses, por ejemplo, dividiríamos entre sesenta. Salvo en productos muy estacionales, como los antihistamínicos o solares, recomiendo usar un mínimo dos meses y un máximo cuatro meses para realizar el cálculo de las ventas diarias”.
Para calcular los días de inventario, los expertos consultados sugieren emplear un listado que muestre las ventas por mes de todos los Códigos Nacionales (CN) de la botica, que ya se encuentran en los software de gestión para farmacias que hay en el mercado. “El siguiente paso será definir una acción responsable -como las promociones, la recomendación, la sustitución, el incentivo interno o la devolución- para mover un artículo que lleva parado varios meses”, explica el responsable de SB Farma. Así, para cada CN, se logrará disminuir el importe de existencias paradas. “Los resultados, tras un mínimo de cuatro meses, son espectaculares: mejora enormemente la rentabilidad mediante la generación de tesorería, que hasta entonces había estado inmovilizada en forma de artículos de baja rotación”.
Tratar en paralelo
Gestionar las faltas y tener un óptimo control de stock son aspectos que hay que tratar en paralelo. “El control del stock va a estar íntimamente relacionado con la rentabilidad de la farmacia, y las faltas tiene más que ver con el proceso de atención al cliente, con satisfacer sus necesidades y cuidar la imagen que proyectamos”, explica Pérez Marín.
¿Cómo disminuir las faltas al tiempo que se reducen las existencias? “Si se aplican los días de inventario se produce la paradoja de que al mismo tiempo que la oficina genera tesorería a partir de la disminución de los artículos de baja rotación que llevan varios meses inmovilizados, también disminuye las faltas en la dispensación”, aclara Bardají. El motivo es que al trabajar mediante días de inventario, se aumentará el punto de pedido (o stock mínimo) de los CN con menos días de inventario, “que son claros candidatos a dar falta”, dice.
Por otro lado, Pérez Marín reconoce que es imposible que una botica cuente con todos los productos del mercado. “Teniendo en cuenta esto, podrán producirse faltas, de manera que es importante que cada botica determine qué porcentaje máximo de faltas desea tener. Para disminuirlas, habrá que saber cuáles son, anotando las que se produzcan en un periodo de tiempo determinado. Los resultados, seguramente, estarán relacionados con las características del entorno y tipo de clientes”, insiste el directivo.
Mantener a raya las existencias semanalmente
Una gestión eficiente de los productos de una farmacia “requiere de una buena planificación de las compras, gestionar bien las caducidades y las faltas de reaprovisionamientos, entre otras; y todo ello teniendo en cuenta el histórico de ventas”, explica Pérez Marín.
Para mantener a raya las existencias tras un ejercicio continuado de reducción utilizando los días de inventario como termómetro para disminuirlas, el responsable de SB farma recomienda que la botica implante acciones para evitar el efecto rebote: “Una de las acciones más sencillas para poner en práctica es el seguimiento semanal de existencias a PVP, que consiste en un fichero Excel donde anotamos las existencias por familia y añadimos un código semafórico para que resalte en rojo cuando éstas aumentan, y en verde cuando disminuyen. Dos semanas consecutivas en rojo deben hacer saltar todas las alarmas y activar de nuevo el análisis mediante días de inventario”, recomienda.
Fuente de la Noticia: orreofarmacéutico