Estamos a final de año y ponerse ahora a hacer Inventario en la Farmacia, no es el mejor de los planes, lo sabemos. Pero estamos tan convencidos de la importancia de su gestión, que no podemos terminar el año sin tratar de animarte a hacerlo.
¿Por qué tengo que hacer Inventario?
Cualquier empresa que se dedique a vender Productos, debe hacer inventario. Si pensamos en el éxito de empresas grandes como Zara o Mango, veremos que éste, no sólo se debe a su nivel de ventas o a su política de expansión fuera de nuestras fronteras. Su éxito se ha generado fundamentalmente desde dentro. Son empresas que, entre otros aspectos, gestionan su stock hasta niveles de precisión máxima.
En tu Farmacia tu principal actividad diaria está vinculada, como en las empresas antes mencionadas, a la venta de Productos. Por lo tanto, hacer Inventario, se vuelve una tarea ineludible para ti.
1. Primero vamos a determinar qué significa hacer Inventario: Se trata de comprobar que existe concordancia entre lo que tu ordenador dice que tienes y lo que realmente tienes en las estanterías, cajones… etc, de la farmacia.
2. Recomendamos que la valoración del Inventario se realice al menos 1 vez al año. Al finalizar el ejercicio es buen momento para hacerlo y en la medida de lo posible, tratar de realizarlo “a puerta cerrada” para evitar errores.
3. El Inventario, está directamente relacionado con la Planificación de las Compras. Si no sabes lo que tienes en el almacén, no podrás hacer una previsión adecuada de lo que necesitas comprar y puedes cometer 2 errores:
Que realices compras “innecesarias” provisionándote de más productos de los que necesitas ( generando con ello un Sobrestock)
Que tus compras se queden cortas al no comprar lo que realmente necesitas ( generando con ello el habitual problema de Faltas).
4. Llegados a este punto de la relación Inventario-Compras, queremos enlazar este tema, con una pregunta que suelen hacernos habitualmente: ¿Me conviene hacer en Diciembre las compras del ejercicio siguiente?
- Aquí hay un proceso de decisión importante, que debe iniciarse por el principio: saber cuales son las necesidades de tu farmacia es decir, debes saber con certeza, qué necesitas comprar. ¿ Lo tienes claro? Entonces puedes seguir con el proceso.
- Valora bien las condiciones de negociación y sobre todo, las ofertas que te ofrecen para este periodo de Diciembre . Te ponemos un EJEMPLO: Tienes sobre la mesa una oferta que ves interesante, de un producto concreto. Las condiciones de negociación las has valorado y estás conforme. Sin embargo la oferta supone la compra de un gran número de unidades. Te aconsejamos que reflexiones sobre lo siguiente:
Si se trata de un producto que sueles tener en almacén, mira su histórico de ventas. Si es un producto con fácil salida, no hay problema, pero si no lo es, quizá no te interese la oferta, ya que te obliga a provisionarte de un gran número de unidades. Ese producto va a ocupar un espacio en tu almacén durante un largo periodo de tiempo, ¿te interesa tener gran cantidad de unidades de un producto sin apenas rotación? Valóralo. Recuerda que en cada compra que realizas, estás invirtiendo tu Liquidez, es importante que decidas bien, en dónde quieres invertirla. Otra cosa, es que quieras apostar por introducir una nueva línea o producto que nunca hayas trabajado en tu farmacia.
- Nosotros pensamos que nadie mejor que tú para decidir en qué momento del año realizar las compras. Eso sí, siempre debes atender a criterios de Rentabilidad y Liquidez. ¿Es más rentable para mí hacer las compras ahora? ¿tengo capacidad de pago?
5. A veces olvidamos que los productos que tenemos en Almacén, son una Inversión Económica y que ésta, sale de nuestro bolsillo. Cuando pienses en tu almacén, ponle un nombre con cifras, y valora si la inversión es acorde a las necesidades de tu Farmacia. Ejemplo: cuando sacas el Inventario de tu ordenador, consta que tienes 120.000 eur en Existencias. Si no eres de los que hace inventario de manera periódica, pregúntate: ¿Crees que esa es tu cifra real? ¿Crees que esa cifra responde a lo que realmente necesitas tener en el almacén?
6. Y ahora tú, podrías preguntarnos: ¿ tan importante es que ajuste la cifra de Existencias ? Al final es un problema que sólo me atañe a mí sin más consecuencias en mi negocio, ¿no? Nuestra respuesta es que sí tiene consecuencias, y las tiene en tu bolsillo. Te explicamos por qué poniéndote un EJEMPLO:
Vamos a partir de que las ventas de este año en tu farmacia, son las mismas que el año anterior. Con esta premisa, si la Cifra de Existencias que consta en el Balance de Situación de tu farmacia, es mayor a 31 de diciembre, que la cifra inicial del año, esto se traduce automáticamente como más beneficio en la farmacia. En consecuencia, mayor será tu cuota a pagar en Impuestos. Por el contrario, si la Cifra es menor, se computa como un gasto, y tu beneficio, será menor. Importante: sólo son gastos deducibles las compras consumidas y se tributa en función a ello.
Te recomendamos que cuando realices Inventario, hables directamente con tu asesor fiscal para comunicarle cual es tu cifra real a 31 de diciembre del ejercicio en curso. Tu asesor te explicará cómo repercuten en tu balance las variaciones que se hayan producido en tu cifra de existencias.
No dejes para mañana, el inventario que puedas realizar hoy
Departamento Fiscal
JD Consulting