Aunque es un hecho que tú, como farmacéutico titular de oficina de farmacia has cambiado el chip, te has puesto las pilas y ya la palabra Gestión, forma parte de tu día a día, no es menos cierto, que no siempre puedes hacerlo todo bien: atender mostrador, organizar el almacén, hacer las compras diarias, compras especiales, recepcionar y colocar pedidos, etc. Y, además, por si fuera poco, gestionar tu farmacia como la empresa que es.
Con este artículo pretendo avivar en ti, la inquietud por gestionar bien tu farmacia, dándote pautas para solventar algunos errores que se suelen cometer en la gestión de la oficina de farmacia.
Tomando como base las áreas que componen el trabajo en una farmacia: Gestión interna, almacén, compras, ventas, cliente, RRHH, RRSS, voy a ir enumerando los errores más frecuentes en los que muchas veces incurrimos:
- GESTION INTERNA: “¿POR QUÉ EL DIA SOLO TIENE 24 HORAS?”. “NO ME DA TIEMPO PARA TODO”.
Seguramente, más de una vez te lo habrás preguntado. Me falta tiempo para poder compaginar la gestión de mi farmacia con mi vida personal y social.
Para solucionar este problema hay que tener organizadas las tareas de la farmacia y hacer un plan de trabajo, asignando a cada miembro del equipo las funciones a realizar cada día y acotando el tiempo de realización; en definitiva, aprende a priorizar y a delegar funciones en tu equipo. Si después de esto, ves que te siguen faltando horas, te queda la opción de pedir ayuda externa.
Solución: Organízate, prioriza y por supuesto, delega.
- ALMACEN: “TENER DE TODO COMO EN BOTICA”
El que más tiene en su almacén no es el que más vende. El que más vende es el que mejor conoce las necesidades de sus clientes. De todos es sabido que antes, se vendía para comprar, pero esto no es válido para nuestros días, actualmente hay que darle la vuelta a la frase: tienes que comprar para vender. ¿Qué quiere decir esto?, pues sencillamente, poner el foco en el cliente. Debes conocer qué vas a vender, adaptándote a las necesidades de tu cliente, y, comprar según este criterio. Tu stock tiene que estar en consonancia con tus ventas.
Es un error no hacer inventario físico, al menos una vez al año, ya que, además de no conocer con exactitud el dinero que tienes invertido en tu stock, te puedes encontrar, bien con una diferencia de stock mayor, lo que te supone tener inmovilizado tu dinero, o bien una diferencia de stock menor del que necesitas, que te puede llevar a una rotura de stock, contribuyendo a crear una mala imagen de tu farmacia.
También debes conocer la rotación media de los medicamentos y de la parafarmacia.
Solución: ten el mínimo stock que te permita dar las menos faltas posibles para poder mantener un nivel de servicio adecuado.
- COMPRAS: STOP COMPRAS LABORATORIOS POR IMPULSO
Seguramente te habrá pasado más de una vez que, estando en tu farmacia se presenta sin cita un Delegado de Laboratorio, al que conoces de toda la vida y te cae muy bien. No tenías previsto comprar sus productos, porque todavía te quedan en el almacén, sin vender, desde la última compra que le hiciste, pero claro, te ofrece unas condiciones que no puedes rechazar y le haces un pedido.
Error: ¿Miraste el histórico de ventas?. ¿Viste cuantas unidades te quedan por vender?. ¿Hiciste un cálculo del tiempo que tardas en venderlas?. Para gestionar bien las compras no puedes actuar de esta manera; no debes basarte en la empatía hacia los visitadores comerciales.
Solución: Planifica tus compras. Tienes que sentarte ante tu ordenador, irte al histórico de productos, ver qué necesitas, cuantas unidades tienes de lo que te están ofreciendo, las condiciones de cada proveedor y cuando tengas claro a quien vas a comprar, qué, cuánto y cuando tendrás que efectuar el pago, cita a los delegados, negocia con ellos y finalmente, decídete por la oferta que más beneficio te aporte.
- VENTAS: ME DA VERGÜENZA VENDER
Tenemos muchos compañeros farmacéuticos que sienten pudor cuando se trata de vender y es que, desde los tiempos de la Facultad, nuestros profesores nos hacían mucho hincapié en que nosotros no vendemos, sino que dispensamos, pero debo aclarar que una cosa no quita la otra; la diferencia entre vender y dispensar radica en el uso del consejo farmacéutico. Por tanto, es importante resaltar que, aunque estemos realizando una venta, siempre debe ir acompañada de nuestro consejo sanitario y social.
Solución: Acompaña con tu consejo todas las ventas que realices.
- CLIENTE: PREJUZGAR SU CAPACIDAD ADQUISITIVA
El hecho de tener tu farmacia en un barrio o pueblo pequeño, te permite conocer a tus clientes habituales, lo cual es una ventaja por cuanto sabes de memoria sus tratamientos médicos, sus gustos y preferencias, pero, a la vez, te puede llevar a cometer el error de presuponer el dinero que están dispuestos a gastarse. En algunas ocasiones, a los clientes, no les duele prendas gastarse una cantidad determinada porque, bien tienen fe ciega en un determinado producto, bien se quieren permitir un capricho. Eso nunca lo sabremos, y por lo tanto no debemos prejuzgarlo de antemano. ¡Sorpresas te da la vida!
Solución: No pretendas pensar por tus clientes.
- RRHH: VER LA FORMACION COMO UN GASTO Y NO COMO UNA INVERSION
Que la farmacia vaya mejor o peor depende de muchos factores, pero es indiscutible que el equipo juega uno de los aspectos más importantes. Los miembros de tu equipo conocen a tus clientes, están al tanto de sus necesidades, se ganan su confianza y recomiendan productos. También son ellos los que realizan la mayoría de las tareas diarias, por eso, su formación es clave para que su puesta al día redunde en el buen funcionamiento de tu farmacia. Es importante que conozcan los productos para poderlos recomendar, por ello, les debes aportar herramientas formativas, que les permita evolucionar y así poder diferenciaros de la competencia.
Solución: Forma a tu equipo, ya que es una de las mejores inversiones que puedes realizar en tu farmacia.
- MARKETING: NO ME GUSTAN LAS REDES SOCIALES
Hasta hace un año, había un porcentaje muy amplio de compañeros que no se llevaba bien con el mundo de la informática y RRSS. ¿Qué ha pasado en este tiempo?, pues desgraciadamente apareció el covid-19 y cambió nuestras costumbres y nuestra vida. No podíamos salir, los comercios, salvos los esenciales, estaban cerrados y no nos quedó otra que aprender a comunicarnos y realizar nuestras compras a través de internet y RRSS, Esto ha modificado la idea del negocio como tal, y de las ventas en general, el farmacéutico que no entienda esto hipoteca el futuro de su oficina de farmacia.
Solución: Iníciate en el manejo y funcionamiento de las REDES y posiciona tu negocio.
Hasta aquí nuestras recomendaciones en cuanto a cómo reconducir esos errores que solemos cometer a menudo en la gestión de la Farmacia. Conseguir que tu Farmacia sea rentable, supone una gestión integral y eficiente de cada una de sus áreas. Esperamos que este artículo te haya servido de ayuda.
Ascensión López Mira
Responsable Departamento Gestión de farmacia